A kockázatmenedzsment módszertana
A kockázat az élet velejárója. Minden projekt mehet jól és rosszul, és a sikert vagy bukást az dönti el, hogy hogyan kezelik a kockázatokat.
A különféle projekteknek más és más kockázata van (kutatási, karbantartási, beruházási stb.). A kockázatok menedzselése döntő szerepet játszik a projektek sikerében, és ehhez olyan szervezeti keretekre van szükség, amelyben a külső körülményekből és a belső működésből adódó bizonytalanságokat azonosítani, értékelni és minimalizálni lehet - mindezt a lehető legalacsonyabb ráfordítások mellett.
A kockázatkezelési és -elemzési döntések folyamata
A kockázat menedzsment folyamata ciklikus, alapvetően az alábbi szakaszokra bontható:
* a felsővezetőség meggyőzése, hogy szükség van kockázatmenedzsmentre,
* részfeladatok meghatározása, majd a veszélyeztetett értékek, kockázatnak kitett eszközök, tevékenységek feltérképezése,
* a kockázati tényezők, veszélyforrások feltárása, elemzése, csoportosítása,
* a kockázati tényezők hatásainak elemzése,
* kockázatkezelő akciófeladatok és -csomagok tervezése kockázati típusokra illesztve,
* a legjobb kockázatkezelési módszerek kiválasztása,
* a kiválasztott kockázatkezelési módszerek végrehajtása,
* monitoring, a program továbbfejlesztése.
Az első három pont kockázat elemzést jelent, az utolsó négy a kockázat kezelésére vonatkozik. Az elkövetkezőben ezen szakaszokat fogjuk megvizsgálni.
1. A felsővezetőség meggyőzése
A projekt team első feladata, hogy meggyőzze a vezetőséget, szükség van kockázatmenedzsmentre. A vezetőség többnyire meghatározza, hogy az adott projekt maximum milyen költségvetési keretek között mozoghat, s ezzel azt is megszabja, hogy milyen kockázatok vállalhatók.
2. Veszélyeztetett értékek, kockázatnak kitett eszközök, tevékenységek feltérképezése
A kockázatok a vállalkozói tevékenység alkotóelemeiből, folyamataiból és az erőforrások létéből, használatából adódnak. A kockáztatott eszközök a vállalati tevékenység főbb elemei (termelés és szolgáltatás, szállítás, eladás, értékesítés); a dologi erőforrások (beépítetlen terület, termőföld, épületek, építmények, készletek, gépek, felszerelések, járművek, információk, pénz, értékpapírok); a humán erőforrások (alkalmazottak, megbízottak, alvállalkozók); a társaság hírneve, imázsa, közönségkapcsolatai. Az volna az ideális, ha a kockázatokat már a tervezés korai szakaszában azonosítani lehetne, de erre sokszor csak a projekttervezés későbbi szakaszaiban kerül sor. A kockázati tényezők többnyire egymástól függetlenek és több különböző eszközzel lehet rájuk találni.
A kockázati lajstrom megalkotásában segítséget nyújt:
* Funkcióelemzés: ezzel a folyamatelemző technikával teljes mértékben rendszerbe foglaljuk az végrehajtandó feladatokat. Ezáltal elemezhetővé válnak az egyes részfeladatok mögött rejlő bizonytalansági faktorok. Természetszerűleg ez a folyamatelemző technika alkalmazható bármely erőforrás megőrzésére, illetve rendeltetésszerű felhasználására.
* Döntési fa rajzolása: a több szakaszban megvalósuló folyamatok esetében a szakaszok végén sokszor többféleképpen lehetséges folytatni a projektet. E döntési variánsokhoz a tervezés időpontjában valószínűségi szinteket lehet rendelni, amelyek megmutatják az egyes kimenetelek várható valószínűségi szintjét. Természetesen a valóságban csak egyetlen folytatása lesz a döntési pontot követően az eseményeknek. Erre viszont nem árt ismerni a megfelelő forgatókönyvet.
3. A kockázati tényezők, veszélyforrások feltárása, elemzése, csoportosítása
A kockázatmenedzsment kritikus feladata annak vizsgálata, hogy milyen veszteség fenyeget, illetve miből származhat nyereség. Veszteség pl. egy üzemi baleset vagy egy beruházás kudarca, ami kárt okoz vagyontárgyban, sérülést okoz személyekben vagy felborítja az ütemtervet.
A veszteségek lehetőségét exponáltságnak nevezik, a lehetséges nyereségeket pedig emelőhatásnak (leverage). Az exponáltságnak és az emelő hatásnak is három alkotóeleme van:
* a veszteség vagy nyereség tárgya (emberi erőforrások, anyagi javak, garanciális költségek, ütemterv felborulása,
* a veszélyek vagy lehetőségek, amelyek veszteséghez vagy nyereséghez vezetnek (pl.: természeti jelenségek, munkaerő mulasztása)
* a veszteség vagy nyereség pénzügyi hatása.
Néhány példa a kockázatokra:
* A technológia sztenderdizáltsága, megbízhatósága, új technológia fejlesztésének bizonytalanságai ill. a műszaki fejlődés üteme,
* pénzügyi források hozzá-férhetőségének biztosítása,
* a piac globális, szezonális mozgása,
* versenytársak tevékenysége,
* adózási rendszer megváltozása,
* infláció alakulása,
* árfolyamváltozás,
* jogi, kereskedelmi szabályozások megváltozása stb.
4. A kockázati tényezők hatásainak elemzése
A kockázat mérése
A kockázat általános mértéke a működési stratégiák hozamainak varianciája (s2) (vagy szórása (s)). A szórással a lehetséges kimenetek változékonyságát ábrázolják. (A 0%-os szórás a tökéletesen biztos stratégiát jellemzi. Minél jobban eltér ez a szám a nullától, annál nagyobb a stratégia kimenetelének kockázata.)
Vannak olyan kockázati tényezők, mint pl. az infláció, amelyek önmagukban is alkalmasak arra, hogy különböző méretű növekedéshez (vagy csökkenéshez) különböző valószínűségek kerüljenek meghatározásra, így ezen tényezők önmagukban is vizsgálhatók kockázat szempontjából. Míg más esetekben a kockázati tényezők összefüggnek egymással (pl. az időjárási viszontagságok és a katasztrófa korrelálnak), így ezeket a tényezőket ún. portfolió kockázat elemzéssel, vagy faktoranalízissel kell vizsgálni.
A kockázat elemzése
A kockázatelemzés során az előbbiekben részletezett veszélyeket és kockázatokat meg kell vizsgálni külön-külön, és meg kell határozni lehetséges kombinációikat is. Elemezni kell a károk és a különféle kárkombinációk bekövetkezésének valószínűségét, illetve az érintett eszközök vagy területek fontosságát. Ugyanakkor fontos eleme a vizsgálatnak a lehetséges pénzügyi-finanszírozási követelmények meghatározása is.
A beruházási projekt menedzsmentjének gyakorlatában a kockázatelemzésre két általános, de technikailag eltérő megoldás terjedt el, ami elsősorban azzal magyarázható, hogy ezekhez rendelkezésre állnak számítógépes programok is.
1. Érzékenységi vizsgálat
Azt elemzi, hogy az egyes kockázati tényezők (független változók) előfordulási értékében bekövetkező változások milyen mértékben befolyásolják az elemzés alapjául szolgáló függő változót (megvalósulási idő, költség, döntési kritériumok). Az elemzések vagy számítógépes program által vezérelt pontos számításokon alapulnak, vagy ha nem végezhető ilyen megbízható számítás, célszerű azokat szakértői becslésekkel helyettesíteni.
Az érzékenységi vizsgálat előnye: ráirányítja a figyelmet azokra a kockázati forrásokra, amelyek leginkább veszélyeztetik a beruházás megvalósításának valamilyen tervezett értékét. Hátránya figyelmen kívül hagyja a kockázati változók közötti esetleges összefüggéseket, függvényszerű kapcsolatokat, az egyes kockázati tényezők hatását egymástól függetlenül kezeli, tekintet nélkül azok bekövetkezési valószínűségére.
2. Valószínűségi elemzés
Kiküszöböli az érzékenységi vizsgálat hiányosságait. Ugyanúgy számításokkal vagy szakértői becslésekkel készül, de annyival több annál, hogy a valószínűségi elemzés már valószínűségekkel számol az egyes kockázati tényezők bekövetkezési értékei valószínűségi eloszlásának alapján, és így tekintetbe veszi a kockázati források együttes hatását a függő változóra. A valószínűségi elemzés gyakorisági görbéjéről leolvasható, hogy a különböző függő változók milyen valószínűséggel érhetők el egy bizonyos projekt megvalósításával.
Az imént ismertetett kockázatelemzési módszerek kiegészítik egymást, általában azok kombinációját használják: első lépésként az érzékenységi vizsgálattal kiválasztják a "legveszélyesebb" kockázatokat, majd ez utóbbiakat tekintetbe véve valószínűségi elemzéssel értékelik azok együttes hatását.
5. Kockázatkezelő akciófeladatok és -csomagok tervezése kockázati típusokra illesztve
Bár szükséges a kockázatok azonosítása és értékelése, ez önmagában nem biztosítja a projekt sikerét. Ezért az ötödik lépésben a károk, veszélyek, kockázatok elhárításának lehetőségeit vizsgáljuk meg. A kockázatkezelés kettős célt szolgál. Egyrészt a beruházás hatékonyabb megvalósítását teszi lehetővé (idő- és költségkorlátok, valamint a megvalósítandó eredmény kitűzésével, s így kockázatcsökkentésével). Másrészt hozzájárul a beruházási változatok reális gazdasági-pénzügyi értékeléséhez.
A kockázatokkal kapcsolatos elképzelhető megoldások: a kockázatok elhárítása, eltűrése, kezelése vagy megosztása.
1. A kockázatok elhárítása Azt jelenti, hogy nem teszik ki a vállalatot nagyon kockázatos tevékenységek gyakorlásának.
2. Csekély kockázatok eltűrése A károk, veszélyek, kockázatok hatásának csökkentését célozzák, de figyelembe veszik azt is, hogy bizonyos kockázatokkal együtt kell élni. Például az, aki autót vezet, tudja, hogy előfordulhat saját hibáján kívül is baleset.
3. A kockázatok kezelése Olyan stratégia alkalmazását jelenti, amellyel mérsékelni lehet a kockázatot (pl.: baleset- és egészségvédelmi vizsgálatok előírása a projektmenedzsment-szerződésben).
4. A kockázatok megosztása Jelentheti például biztosítási szerződés megkötését, amely fedezetet nyújt bizonyos veszteségekre, vagy bizonyos munkarészek alvállalkozónak való kiadása.
6. A legjobb kockázatkezelési módszerek kiválasztása
A lehetséges megoldások közül kiválasztjuk azt a megoldást, vagy a különféle megoldások olyan kombinációját, amely a szervezet általános céljainak megfelel, a vállalkozási filozófiával nem ütközik és a pénzügyi lehetőségeket sem haladja meg.
7. A kiválasztott kockázatkezelési módszerek végrehajtása
A döntések meghozatala után a vezetői tevékenység kibővül a kockázatkezeléssel. Azonban a konkrét feladatok, technikai intézkedések a vezetői munkamegosztásnak megfelelően már megoszthatók az alsóbb szintek között.
8. Tanulságok levonása, a program továbbfejlesztése
A kockázatkezelési terveket a fenti elemekre kell felépíteni, s így ezek a projekt irányításának és ellenőrzésének fontos alkotórészeivé válnak. Azonban a kockázatkezelés folyamata itt nem ér véget. A projekt során az eredményeket állandóan figyelemmel kell kísérni és értékelni, hogy az alkalmazott kockázatkezelő eljárások mindig gazdaságosabbak, egyszerűbbek és hatékonyabbak legyenek. A bevált megoldások általánosíthatók, s belőlük szabványosított megoldások dolgozhatók ki. Ha a feltételek megváltoznak, akkor új módszereket kell keresni.
Kockázatmenedzsmentre alapozva
Számos nagy beruházási terv tapasztalatai bebizonyították, hogy a tervezés és kivitelezés szükségessé teszi a proaktív kockázatmenedzsmentet. A statisztikák mégis azt mutatják, hogy igen sok esemény, műszaki baleset, kár zavarja meg a projekteket, amelyek hatása tovább gyűrűzik az ütemtervre és a költségekre. A munkavédelmi előírások be nem tartása, az ezzel járó veszélyek figyelmen kívül hagyása stb. csak úgy kerülhető el, ha a projektmenedzsment a tervezés kötelező részeként kezeli a kockázatok felmérését és kezelését.